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大数据时代的档案数字化工作

2019-08-12来源:不知名的媒体创作人

美国《纽约时报》的一篇专栏文章称,“大数据”时代已经来临。大数据技术能够通过海量、动态数据的有效集成,推动社会治理的精细化和科学化进程,并有效节约社会治理的成本,大数据技术已经吸引了世界多个的国际组织以及国家的关注,而当前我国档案部门不断推进“档案数字化建设”和“数字档案馆建设”正是档案工作迈向大数据时代的基石。

目前,许多发达国家都已出台相关政策大力扶持信息资源建设,有的甚至将“大数据”设定为国家战略,对其进行重点布局。如:美国政府已出台大数据研发计划,法国政府投入1150万欧元研发7大数据市场项目,韩国建设开放型大数据中心等等,都在抢占新一轮技术革命制高点。2014年9月18日,联合国开发计划署与百度公司宣布达成战略合作,共建大数据联合实验室。我国也正在加大信息资源管理人才的培养力度,加大对电子信息管理工作的人、财、装备等方面的投入力度,以适应时代发展需要。

全国各级各类档案部门无论是现存的档案资料,还是正在陆续接收的纸质文件和日渐增多的电子文件、档案数字化成果等,都是国家各行各业极其重要的信息资源,其综合价值不可估量。

因此,将档案数据与大数据的关系分析如下:

《档案法》规定:档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。从档案的定义来看,不同载体形式的档案记录的信息都可称之为数据。从档案的特征来分析,档案具有社会性、历史性、确定性及原始记录性。而大数据也具有类似的特征,大数据也是人类社会活动的原始记录,其内容也具有确定性,且其记录的内容只反映事物已经完成的状态,但不一定是原始记录,有可能是二次以上的文献。因此,档案与大数据具有相似的特征,大数据是具有鲜明档案特性的数据集合。但是,从数据的保存价值来讲,有些数据集合对国家和社会没有永久的保存价值,不需要永久保存。档案记录的信息经通过数字化技术转化为数据,而办结的电子公文形成电子档案本身就是数据。

大数据时代档案工作会出现新的变化,主要表现在以下两个方面:

1.作为大数据技术的一部分,档案数字化以及数字档案馆建设将得到极大促进

大数据并非是一个确切的概念,单从字面上来讲,表示数据量的庞大,维基百科对大数据的定义为:大数据是指利用常用软件工具捕获、管理和处理数据所耗时间超过可容忍时间的数据集。牛津大学网络学院互联网研究所治理与监管专业教授维克托·迈克-舍恩伯格认为,大数据是人们获得新的知识、创造新的价值的源泉;大数据还是改变市场、组织机构,以及政府与公民关系的方法。还有的学者用大数据的特征来阐释定义,比较有代表性的是3V观点,即大数据是具有规模性(volume)、多样性(variety)以及高速性(velocity)的数据。因此,大数据的概念应定义为记录人类社会活动的、具有规模效应的信息数据的集合,在大数据技术中必然包含了各种同构、异构的数据。档案信息作为一种传统且重要的数据信息在大数据中的重要地位是无可取代的,所以,大数据时代,档案数字化和数字档案馆工作将得到极大加强。

2.大数据环境下,档案部门的业务将不再仅仅局限于档案,而会扩展至整个信息范畴,以档案馆为核心的国家、地方、行业大数据中心将出现:

对于利用者而言,关心的是获取数据信息的便捷性与数据有用性,对于是否是原始记录、是或否被永久保存一般情况下并不关心。大数据时代使利用者能够一次性获取更全面的数据,无需辗转于各个不同的数据系统反复查询,这也正是数据共享与大数据的意义所在。传统的档案馆乃至数字档案馆只能为利用者提供档案数据,这与大数据的精神是不符的,而国家、地方、行业在建设大数据中心时依托的是那些数据保存量大、具有数据建设经验、对信息工作熟悉的部门,符合这些条件的主要是各级各类档案管理部门(高校是图书馆),档案部门依托现有技术与计算机网络资源,通过拓展网络、拓展相关数据的方式建设大数据中心,届时档案馆服务的范围将从传统的档案服务扩展到以档案数据为核心、同时囊括行业相关的各种同构、异构数据的“大数据”中心,呈现在利用者面前的数据将由“档案”逐步变化为“信息”与“大数据”。

因此,根据以上分析,此处有几点建议:

1.档案人员应主动转变观念,适应大数据时代档案工作的要求;

2.加大数字档案馆建设的力度,为迎接大数据时代档案工作新形势打好基础;

3.档案部门应注意培养适应大数据时代档案工作的档案干部;

4.加大资源整合与资源共享的力度,这也是大数据时代的要求。

转载自中国档案数字化网

大连恒智科技

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档案软件/档案数字化

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